Location salle des fêtes - Commune de Varinfroy

Location de salle des Fêtes de VARINFROY

REGLEMENT INTERIEUR
Salle des Fêtes de VARINFROY

Article 1er :

Le présent règlement s’applique pour tout événement privé organisé dans la salle des fêtes, et ce, quel qu’en soit l’objet ; d’ordre individuel, amical, familial, associatif, syndical, ludique, sportif, musical, politique, culturel, récréatif ou autre. Il s’applique également quel que soit l’horaire retenu pour le déroulement de l’événement motivant la réservation de la salle.
La mise à disposition de la salle des fêtes à toute personne physique ou morale s’effectue en conséquence suivant les dispositions énoncées aux articles suivants.

Article 2 :

La police et la surveillance de la salle des fêtes appartiennent au Maire ou au Maire Adjoint dûment habilités à assurer et faire assurer l’exécution du présent règlement. En cas d’absence ou d’empêchement, ces pouvoirs de police et de surveillance sont exercés par un conseiller municipal.

Article 3 :

Le conseil municipal, chargé de l’élaboration du présent règlement pourra
préconiser toutes modifications éventuelles à apporter sur celui-ci. Il procèdera, le cas échéant, à l’examen de cas particuliers pouvant se présenter. La mairie est chargée du planning d’occupation des associations.

Article 4 :

Les manifestations à but lucratif ne sont autorisées que pour des associations ou organismes légalement constitués.

Article 5 :

La salle est réservée, par ordre de priorité :

• a) aux cérémonies et animations de la commune,
• b) aux associations de la commune, dès lors qu’elles auront respectées les dispositions du présent règlement ;
• c) aux habitants de VARINFROY, selon les mêmes dispositions..
• d) Les demandes n’entrant dans aucune des ces trois catégories, seront traitées au cas par cas, l’autorité compétente se réservant toute latitude quant à la réponse pouvant être apportée au pétitionnaire Dans le cas d'une location pour des personnes extérieures à la commune, l'utilisation de la salle ne pourra se faire qu'en journée de 8 heures à 21 heures maximum.

Article 6 :

La réservation de la salle devra faire l’objet d’une demande déposée au secrétariat de mairie. En cas d’avis favorable, elle sera validée après signature d’un contrat de location indiquant la nature, le prix et les conditions de la location.

Article 7 : Conditions particulières de location :

• La location est possible soit pour 1 jour ou 2 jours, avec option de journée supplémentaire.
• Les horaires fixés pour l’état des lieux devront être impérativement respectés, à savoir : le Lundi qui suit la location lors de la permanence mairie de 18h45 à 19h45.
• Les véhicules devront respecter le stationnement : parking devant la mairie, les voies de circulation ainsi que l'entrée de la salle devant être laissées libres de tout véhicule,
• Le locataire veillera à respecter les plates-bandes de fleurs et toutes les plantations en général,
• Le locataire prend en charge le mobilier et les accessoires contenus dans la salle ; il en est pécuniairement responsable en cas de dégradation même accidentelle ou de vol,
• Les sols devront être balayés, lessivés, les tables et les chaises nettoyées,
• L’évier, le réfrigérateur et la cuisinière seront laissés en parfait état de propreté
         NE PAS UTILISER D'EPONGES ABRASIVES (type scotch brite...) SUR LE MATERIEL INOX
         CEUX-CI SERONT ESSUYES ENSUITE AVEC UN CHIFFON SEC
• Après utilisation, l’ensemble des portes et des fenêtres devront être fermées et verrouillées,
• Tous les déchets seront mis dans des sacs poubelles fermés et déposés dans la poubelle située derrière la salle des fêtes.
• Les bouteilles en verre ne devront en aucun cas être mélangées aux déchets : elles seront déposées, par les soins du locataire, dans le container à verre de la commune,
• Les sonorisations ou autres diffuseurs de musique seront limités. Aucun dispositif de sonorisation ne sera branché autrement que sur la prise prévue à cet effet. Les utilisateurs veilleront scrupuleusement au respect du voisinage : pour ce faire, toutes les portes et fenêtres seront systématiquement fermées lors de l’utilisation d’un dispositif de sonorisation. Aucune émergence sonore ne devra venir troubler la quiétude du voisinage. Le locataire assurera lui-même le contrôle des incidences nées de sa manifestation aux abords de la salle ; en tant que de besoin, il procèdera immédiatement à la modération du volume sonore diffusé. Des consignes
de silence seront à observer en extérieur, aux abords immédiats de la salle.
• En cas de perte des clés, leur remplacement sera facturé ; il en sera de même s’il est nécessaire de changer une ou plusieurs serrures ; dans cette hypothèse, la caution ne sera restituée qu’après déduction des frais se rapportant à ces remplacements.
• Il est demandé au locataire de ne rien fixer au mur avec des adhésifs, clous ou punaises et de ne pas détériorer les plaques du plafond avec des projectiles (bouchon de champagne),
• Il est strictement interdit de fumer dans la salle.
• Chacun s’emploiera à respecter la qualité des installations et du matériel et à prendre toutes les précautions requises pour le déplacement et le rangement du dit matériel.

Article 8 :

Pendant toute la durée de la location, chaque réservataire est responsable de la discipline intérieure et extérieure telle qu’elle est développée à l’article 7 ; il ne devra, sous aucun prétexte admettre un nombre de personnes en salle supérieur au nombre autorisé soit :

-80 personnes assises pour un spectacle ou un repas, étant précisé qu’en cas de réservation d’un espace pour piste de danse ou d’évolution, il convient de déduire à la capacité maximale sus-mentionnée, un nombre égal à 1 personne par mètre-carré de surface dégagée ;

-80 personnes pour une exposition, 1/3 de la superficie étant estimée comme constitutive d’un dégagement ;

-100 personnes debout pour une manifestation telle un vin d’honneur ;
Pour le contrôle éventuel de l’ensemble des dispositions figurant au présent article et à l’article 7, le locataire autorise tout représentant de la municipalité visé à l’article 2 d’accéder à tout moment à la salle ainsi qu’à chacune de ses annexes.

Article 9 :

La prise en charge du matériel, des locaux et des abords (éclairage...) fait l’objet d’un inventaire contradictoire avant et après utilisation avec le responsable de la salle des fêtes. Le mobilier répertorié sur la fiche d’inventaire ne devra en aucun cas sortir de la salle. Une caution, dont le montant est précisé en annexe, sera versée préalablement à titre de garantie. Toute dégradation constatée donnera lieu à réparation. Si le montant de la caution ne couvre pas les frais ainsi générés, le surplus des réparations sera recouvré amiablement ou à défaut par état exécutoire, sur ordre du Maire, auprès du réservataire.

Article 10 :

En annexe de sa demande de réservation, le candidat locataire communiquera à la Mairie un exemplaire de la police d’assurance le garantissant pour les risques dont il pourrait être responsable à titre personnel ou pour ses ayants-droits, au titre de ses invités, de ses prestataires, de ses employés ou de ses co-contractants ce vis à vis des tiers ou la Commune. Si le réservataire intervient au nom d’une personne morale (association, comité d’entreprise, syndicat, société,…),
la police d’assurance à produire sera celle inhérente à l’organisme intéressé pour une couverture du risque concernant l’ensemble des adhérents, membres, associés ou sociétaires. La responsabilité de la commune ne peut en aucun cas être engagée en cas de vols, effractions ou dégradations des véhicules.

Article 11 :

Il appartiendra à chaque locataire de désigner le ou les responsables chargés de faire respecter le présent règlement. Le locataire ainsi que les responsables expressément désignés devront rester joignables par l’autorité municipale pendant toute la durée de la location. Ils devront pour cela communiquer les numéros de téléphone permettant de les contacter.

Article 12 :

Les dispositions sus-développées ont valeur de règlement : leur transgression impliquera une retenue partielle ou totale de la caution assortie d’une interdiction d’utilisation de la salle pendant une période plus ou moins longue. En tout état de cause, ces mesures ne sauraient exonérer le locataire ou les utilisateurs de leur responsabilité pénale pouvant être retenue en cas de dégradations volontaires, troubles de voisinage, atteintes à l’ordre public ou autres faits répréhensibles.

Article 13 :

tarif > voir contrat plus bas

Une mise à disposition de la salle aux associations de VARINFROY dont l’intérêt a été reconnu par le versement d’une subvention communale, est assurée gracieusement deux fois par année civile ; ces dispositions sous-entendent que l’association ait satisfait aux exigences des articles sus-mentionnés.

Article 14 :

Un contrat de location, dont le modèle constitue l’annexe unique au présent règlement, sera établi pour chaque location. Il sera signé par les parties concernées et vaudra à la fois convention et adoption sans réserves par le réservataire des composantes du présent règlement.

Article 15 :

Le présent règlement ainsi que son annexe ont été approuvés par délibération du Conseil Municipal de VARINFROY prise le 7 mars 2011

Voici le contrat de location proposé :

CONTRAT DE LOCATION DE LA SALLE DES FETES DE VARINFROY


    CONTRAT DE LOCATION ET CONVENTION D’UTILISATION
      ENTRE :
      La commune de VARINFROY représentée par son Maire, Monsieur Pascal BONVENTRE
      Mairie de VARINFROY - 1, Place du Marais – 60890 VARINFROY - Tél : 03.44.87.25.35
      Et le réservataire :
      Nom ……………………………….. Prénom ………………………………
      Adresse : ………………………………………………………………………………………………………………………
      N° Tél……………………………………..
      Sollicite l’autorisation d’utiliser la salle des fêtes, pour son propre compte exclusivement
      DU…………………………………….. AU ………………………………………..
      Pour le motif suivant :…………………………………………………………

1)      DESIGNATION DES LOCAUX UTILISES :

Salle – cuisine – vestiaire – sanitaires
Matériel et mobilier selon fiche inventaire jointe.

2)      CONDITIONS DE PAIEMENT :

Le montant de la location est de 220 Euros, la caution de 700 Euros.
Période hivernale, du 1erOctobre au 30 Avril, un supplément de 30 Euros sera demandé.
L’ensemble de ces sommes sont réglées par chèques séparés libellés à l’ordre du Trésor Public.
Le paiement de la salle sera effectué à la Trésorerie de Senlis.
Le chèque de caution sera déposé en mairie dès réservation, il sera rendu en fin de location si toutes les clauses de la convention ont été respectées.
. En cas de désistement :
                         inférieur à 1 mois : 50 % de la somme sera retenue
                          inférieur à 1 semaine : 70%


. Si le total de la caution s’avère insuffisant pour pallier aux frais engagés par la commune pour la remise en état ou remplacement divers, le différentiel à payer restera à la charge du réservataire.

3)      ETAT DES LIEUX

L’état des lieux et la remise des clés se feront le jeudi au secrétariat de la Mairie, de 18h15 à 19h15, la mise à disposition de la salle étant effective à compter du samedi matin à partir de 8 heures.
L’état des lieux de sortie et la restitution des clés se feront le lundi qui suit la location, lors de la permanence de la Mairie aux mêmes horaires cités ci-dessus.

4)      CONSIGNES PARTICULIERES

. La location est pour 2 jours avec option de journée supplémentaire.
. Location destinée exclusivement aux habitants de la commune, sur présentation de leur avis d’imposition.
. Les manifestations à but lucratif ne sont autorisées que pour des associations ou organismes légalement constitués.
. Le nombre de personnes est limité à 80 personnes assises ou 100 personnes debout
. L’ensemble des locaux devra être impérativement balayé et lavé, les tables et chaises nettoyées et rangées.
. L’évier, le réfrigérateur et la cuisinière seront laissés dans un état impeccable.
. SANITAIRES : Si les consignes ne sont pas respectées, les dégâts occasionnés seront à la charge du locataire.
NE PAS UTILISER D’EPONGES ABRASIVES SUR LE MATERIEL INOX.
. Après utilisation, l’ensemble des portes et fenêtres devront être fermées et verrouillées.
. Tous les déchets seront mis dans des sacs poubelles fermés et déposés dans la poubelle située derrière la salle des fêtes. Le verre sera déposé par le locataire dans le container à verre de la commune.
. Aucun dispositif de sonorisation ne sera branché autrement que sur la prise prévue à cet effet. Le son sera impérativement baissé à partir de 22 heures et les bruits extérieurs seront exclus (cris, claquement de porte, klaxon etc.…). L’organisateur veillera à ce que les départs de nuit soient aussi silencieux que possible ; Celui-ci sera tenu pour responsable des dégâts et nuisances éventuels causés chez les riverains.
. Les véhicules devront respecter le stationnement sur le parking devant la mairie;
Les voies de circulation ainsi que l’entrée de la salle devront restées dégagées.
. En cas de perte des clés, leur remplacement sera facturé (prélevé sur la caution).
. Ne rien fixer au mur avec des adhésifs, clous ou punaises.
. Il est strictement interdit de fumer dans la salle.

5)      MESURES DE SECURITE

. Le réservataire reconnait avoir pris connaissance des consignes de sécurité et avoir constaté l’emplacement des moyens d’extinction et des issues de secours
              . LA GRILLE SE SITUANT DERRIERE LA SALLE SERA IMPERATIVEMENT DEVERROUILLEE.
. DEFIBRILLATEUR : à gauche de la porte d’entrée de la mairie est installé un défibrillateur,
Pour toute utilisation en dehors du cadre des premiers secours, le renouvellement des consommables sera facturé au réservataire.

6)      RESPONSABILITE

Dans l’exécution du présent contrat, le réservataire déclare engager sa responsabilité civile ou celle de l’organisme pour lequel il intervient. Il a fourni à cet effet un justificatif d’assurance/responsabilité civile pour le temps de location de la salle.

      Pour accord,
            Faire précéder la signature du réservataire de la mention « lu et approuvé »
          Fait à Varinfroy en deux exemplaires,

        Le Maire,                                                                               Le réservataire
        Pascal BONVENTRE